Strategii pentru gestionarea incidentelor rutiere într-o flotă de vehicule
Cum construiește o companie un protocol eficient pentru incidentele rutiere din flotă: contract cu firme de tractare, documentare și verificări periodice.
Primul lucru pe care orice flotă de peste 10 vehicule ar trebui să-l aibă e un protocol scris, distribuit tuturor șoferilor, cu pașii exacți în caz de pană sau accident: cine se sună primul, ce informații se transmit, cine ia decizia de tractare. Fără protocol clar, șoferul pierde timp sunând la manager, care sună apoi la firma de tractare, în loc să existe un singur număr de urgență pe care șoferul îl sună direct.
Un contract-cadru cu o singură firmă de tractare, sau cu 2-3 firme regionale care acoperă toate zonele unde circulă flota, scurtează timpul de intervenție și simplifică facturarea la sfârșit de lună. Fără contract, fiecare incident înseamnă negociere de preț de la zero, adesea la un tarif mai mare decât cel obținut printr-un acord de volum.
Documentarea fiecărui incident, de la momentul apelului până la finalizarea reparației, ajută atât la analiza costurilor pe termen lung, cât și la eventuale negocieri cu asigurătorul flotei. O bază de date simplă cu data, vehiculul, tipul de incident, firma de tractare folosită și costul final arată rapid dacă anumite vehicule sau anumiți șoferi generează costuri disproporționate.
Verificarea periodică a stării vehiculelor, nu doar la ITP obligatoriu, reduce numărul de incidente cauzate de defecțiuni previzibile. Multe flote fac verificări trimestriale la anvelope, baterie și lichide, exact componentele care cauzează cele mai multe apeluri de urgență pentru șoferii individuali.
Asigurarea de flotă cu asistență rutieră inclusă costă mai puțin per vehicul decât polița individuală, dar trebuie verificat explicit dacă acoperă toate tipurile de vehicule din flotă, utilitare, camioane ușoare, autoturisme, sau doar o categorie. Multe contracte de flotă exclud tacit vehiculele comerciale de peste 3,5 tone, iar managerul de flotă află abia la primul incident cu un vehicul mai mare.
Comunicarea către șofer, în momentul incidentului, trebuie să fie simplă: un singur număr de sunat, nu un formular de completat sau o aplicație de deschis. În criză, pe marginea drumului, o procedură stufoasă e ultimul lucru de care are nevoie cineva.
